VERTRAGSMANAGEMENT

Vertragsmanagement ist eine globale Organisationsaufgabe in modern agierenden und erfolgreichen Unternehmen!

Nach Wirtschafts- und Finanzkrise werden Rückschlüsse über Werte und Moralvorstellung neu gefasst. „Der ehrbare Kaufmann“ gehört (leider) der Vergangenheit an. Compliance ist nicht mehr ein Fremdwort oder Kavaliersdelikt.

„Nachhaltigkeit hat Vorfahrt“ oder „Wie aus vertragen vertrauen entsteht“ – so oder ähnliche Sprüche sind in der heutigen Zeit Floskeln, die die mehr denn je Ansprüche aus längst vergangenen Tagen neu aufleben lassen.

So ist auch der Vertrag als Fundament für betriebswirtschaftliches Handeln in einer Organisation oder Unternehmens kein „altes“ Relikt. Vielmehr basiert, laut Lehrbuchvorstellung, nahezu jede unternehmerische Entscheidung auf einer vertraglichen Vereinbarung oder mündet in eine solche. So sagen die Experten einvernehmlich, durchläuft ein Vertrag innerhalb eines systematischen Prozesses einen Lebenszyklus, modern auch Life Cycle Management genannt, in dem Verträge mit Rechtswirksamkeit gestaltet, erstellt, in Kraft gesetzt, bewirtschaftet, überwacht, ausgewertet, beendet und archiviert werden.

Vertragsmanagement (contract management) im Wandel wächst mit dem Verständnis zum Thema der Compliance – sicheres Handeln im Unternehmen interpretiert sich im

Gestern wurden Verträge verwaltet – meist in Ordnern und Schränken
Heute managen wir Verträge – Verträge elektronisch ablegen, suchen und wiederfinden
Morgen werden wir Verträge qualitativ innerhalb der Compliance verstehen, sichern und erfolgreich nutzen

Was ist also laut Definition Vertragsmanagement?

In der Literatur und dem Internet finden Sie verschiedenste Erklärungen, welche sich oft auf den Artikel zum Thema Vertragsmanagement (contract management) in der deutschsprachigen Wikipedia stützen, die diese Definition liefert:

„Vertragsmanagement umfasst die Betreuung der vertraglichen Verhandlungen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer, Implementierung von Verträgen und Vornahme von Vertragsänderungen aus technischen, terminlichen, personellen oder finanziellen Gründen.

Eine weitere Definition lautet wie folgt: Vertragsmanagement bezeichnet alle Tätigkeiten im Rahmen des Projektmanagements, die sich mit der Entwicklung, Verwaltung, Anpassung, Abwicklung und Fortschreibung der Gesamtheit aller Verträge im Rahmen eines Projektes beschäftigen.

Vertragsmanagement (Vertragsverantwortung) wird in der Praxis als das Fundament für das betriebswirtschaftliche Handeln eines Unternehmens angesehen und stellt somit eine sowohl globale als auch eine komplexe Unternehmensaufgabe dar. In diesem Zusammenhang ist anzumerken, dass fast alle Abteilungen in einem Unternehmen entlang der Wertschöpfungskette von diesem Thema betroffen sind. Jede Abteilung hat ihre fachspezifischen Anforderungen an das Vertragsmanagement.“

Seite „Vertragsmanagement“. In: Wikipedia, Die freie Enzyklopädie. Bearbeitungsstand: 30. Mai 2019, 15:15 UTC. URL: https://de.wikipedia.org/w/index.php?title=Vertragsmanagement&oldid=189091542 (Abgerufen: 14. August 2019, 08:48 UTC

Diese Definitionen lassen sich zu folgenden Kernaussagen zusammenfassen:

Innerbetriebliche und dezentrale Entscheidungsebenen erfordern eine direkte Zugriffsmöglichkeit auf die globalen Informationen des Unternehmens unter Offenlegung etwaiger Risiken.
Für eine erfolgreiche und gesetzkonforme Bewältigung dieser Herausforderungen bedarf es konkreter Lösungsansätze mit der Zielsetzung, Risiken zu erkennen und wirksam zu kontrollieren, Prozesse zu optimieren sowie Effizienzsteigerungen und die notwendige Revisionssicherheit im Bereich des Vertragsmanagements zu erzielen.
Vertragsmanagement (contract management) bezeichnet alle Tätigkeiten im Rahmen des Projektmanagements, die sich mit der Entwicklung, Verwaltung, Anpassung, Abwicklung und Fortschreibung der Gesamtheit aller Verträge im Rahmen eines Projektes beschäftigen.

Zukunftssicher Verträge managen wird nachhaltig Ihre Compliance sichern!

Ihr Vertragsmanagement (contract management) ist bestens für die Zukunft aufgestellt, kann sich entlang Ihrer Compliance-Vorgaben optimal mit Ihren Potentialen entwickeln und sichert Ihnen nachhaltig Ihren Geschäftserfolg. Mit smartLCM Vertragsmanagement profitieren auch Sie von einer der führenden Lösungen. Webbasiert, technologisch zukunftsorientiert und mit einfachen Handgriffen zu bedienen.

Der Bedarf mit Vertragsmanagement (contract management) und Wissensmanagement zu Transparenz und Verbindlichkeit und bewusstem Risiko- und Compliancemanagement zu kommen ist nachhaltig gewachsen. Die immer schneller werdenden Anforderungen an Agilität und Veränderung werden zum Treiber und zeigen, dass der Weg der letzten Jahre nicht ausreichend war. Wissen stagniert, immer noch sind mehr als 80 % der Dokumente und des Wissens in unstrukturierten Texten und Ablagen existent. Die IT hat allein versagt. Die Potentiale sind mannigfaltig und allgegenwärtig. Immer dort, wo Informationen abgelegt, gesucht und für Entscheidungen vorhanden sein müssen. Ablegen und wiederfinden –war gestern, heute müssen agile Prozesse und Abläufe in den Unternehmen mit intelligenten Lösungen, meist individuell, für die zukünftigen Anforderungen strukturiert werden. Das nennt man heute Enterprise Information Management (EIM). Die Kernkompetenz stellt dabei „strukturiertes Informations- und Wissensmanagement“ auf Basis von Vertragsmanagement (contract management) dar. Entlang der Compliance und abteilungsübergreifend.

Vertragsmanagement als Projektmanagement verstehen – der Ansatz von Enterprise Information Management

Dafür gibt es intelligente Lösungen und Ansätze, die in EIM als Methode beschrieben werden und sich entlang der Herausforderungen auch verändern werden. Wichtig ist, das Fachabteilungen als „Owner“ der Verträge und ihrer eigenen Abläufe, sich dem Dogma entledigen, dass die IT Lösung alle Potentiale allein lösen wird. Vielmehr geht es darum, den Fachprozess strukturiert nicht durch die IT, sondern mit der IT zu entwickeln. Mit dem „gesunden Menschenverstand“ – kurz GMV – erkennt man, dass zunächst die

Capture – Phase zum Beschreiben und Erkennen des IST – Zustandes
Discover- Phase zum Definieren der Ziele und Potentiale
Improve – Phase zum Argumentieren und Beschreiben des Vorgehensmodelles
Score – Phase als strategische Argumentation und Messbarkeit der zukünftigen Prozesse

notwendig sind.

Mit Hilfe einer solchen Methodik, auch Organisations- und Prozesshandbuch (OPH) genannt, überzeugen sie nicht nur in Ihrer Organisation durch

Messbarkeit von Schritten und Veränderungen gemäß eines KVP
Nachhaltige Dokumentation der gelebten Abläufe und Prozesse in den Fachabteilungen
Umsetzung von Projekten nach dem Prinzip „inTime, inQuality, inBudget“

Modernes Vertragsmanagement (contract management) ist mit der Beratungsmethodik OPH und der TQG businessApp platform umsetzbar!

Vorteile: global – abteilungsübergreifend – international – funktional – individuell

Elemente im Vertragsmanagement – der Anwender steht im Fokus!

Die Definition Vertragsmanagement (contract management) wird mit den Anforderungen der gesellschaftlichen Entwicklung und der Technologie ständig fortgeschrieben. Stabile Kernelemente im Vertragsmanagement (contract management) sind jedoch die Kategorien: Vertragsobjekte, Werkzeuge/Methoden und Bausteine. Sind die Vertragsobjekte klar definiert und zugeordnet, können Werkzeuge und Methoden individuell genutzt und verändert werden. Die Bausteine sind entsprechend der individuellen Anforderungen einzeln oder integriert zu einer effizienten Arbeitsweise oder der Umsetzung von Potentialen von Vertragsprozessen, Compliance oder Risikominimierung eingesetzt werden.

Vertragsmanagement in der Cloud – Software as a Service (SaaS) Betrieb

Die Vertragsmanagement-Software smartLCM Vertragsmanagement aus der TQG businessApp platform.® sind komplett oder einzeln ausgezeichnet für den SaaS Betrieb (Software as a Service) in der Cloud geeignet. Dabei sind wir Ihr kompetenter Full-Service Provider für Vertragsmanagement (contract management) in der Cloud und Sie haben damit einen Ansprechpartner für das Rechenzentrum, den sicheren IT-Betrieb, das Application Management und für Wartung & Support.

Verwaltung von Verträgen, Vertragsgegenständen, Vertragspartnern und Vertragsbedingungen

smartLCM Vertragsmanagement erlaubt die Erfassung und Verwaltung von Verträgen und den dazugehörigen Vertragsbedingungen, sowie den Abhängigkeiten zwischen Verträgen oder anderen Dokumenten (z. B. Rahmenvertrag vs. Einzelvertrag vs. Anhang vs. AGB etc.). Vertragsbeziehungen (z.B. Intercompany-Verträge) können einfach definiert und überwacht werden.

Die Funktionalität erlaubt außerdem die Erfassung und Verwaltung von Vertragspartnern inklusive deren internen Mitarbeiter und Funktionsträgern, sowie deren Zuordnung und Verantwortung zu den entsprechenden Verträgen, Akten und Vorgängen. Vertragspartnerbeziehungen (z.B. Generalunternehmerschaft) können einfach definiert und überwacht werden.

Pflege der Vertragshistorie

Die Änderungen werden im System protokolliert. Die Vertragshistorie liefert eine eindeutige Nachvollziehbarkeit und Dokumentation, welche Änderungen wann und von wem vorgenommen wurden.

Vertragsrecherche

Die Vertragsrecherche sucht nach Verträgen über Filter- und Suchfunktionalitäten mit Hilfe einer Schnellsuchfunktion und einem flexiblen Query Builder.

Die Optionen der Schnellsuche erlauben mit vordefinierten Filteroptionen und auswählbaren Referenzwerten aus den LCM Stammdaten einen effizienten Zugriff auf die Verträge. So kann nach Vertragsnummer, Bezeichnung, Art, Abteilung, Status und Vertragspartner o.ä. gesucht werden.

Der LCM Query Builder erlaubt das einfache Zusammenstellen von komplexen Filtern. In der LCM Standardkonfiguration steht eine Vielzahl von Filterkriterien aus den Bereichen Vertragsdaten, Vertragslaufzeiten, Vertragspartner, Zuständigkeiten oder Vertragsrisiko zur Verfügung. Dasselbe gilt für die Selektion aller fachlichen Vertragsmerkmale über den Query Builder, die im Rahmen Ihrer spezifischen LCM Konfiguration je Vertragsart vorhanden sind.

Durch die vielen verschiedenen Möglichkeiten können spezifische Sichten auf die in LCM hinterlegten Vertragsdaten definiert, so dass immer genau die Menge an Informationen/Verträgen selektieren werden kann. Alle Selektionen können gespeichert und mit einem Klick wieder aufgerufen werden.

Fristenmanagement

Das Fristenmanagement bietet die Überwachung von Vertragslaufzeiten, die Einhaltung von Kündigungsfristen und das frühzeitige Reagieren auf auslaufende Verträge. Alle wichtigen Informationen zu den Laufzeiten von Verträgen werden detailliert unter Berücksichtigung der Kündigungsfristen und Mindestlaufzeiten gepflegt.

Auch Optionen zur Vertragsverlängerung können differenziert verwaltet und überwacht werden. Durch die Erzeugung von automatischen und manuellen Wiedervorlagen ist ein rechtzeitiges Reagieren gewährleistet. Zusätzlich zu den fixen Daten bestehen direkte Einblickmöglichkeiten, wann der Vertrag, vom heutigen Datum aus gesehen, schnellstmöglich gekündigt oder verlängert werden kann, oder bis wann der Vertrag ohne Verlängerung befristet ist.

Features im Fokus

Diese Woche: smartPlanner

Mit dem smartPlanner werden in der TQG businessApp platform.® alle wichtigen Termine in einer übersichtlichen Kalendersicht dargestellt: Wiedervorlagen, Vertragslaufzeiten oder Fristen sind auf einen Blick verfügbar, einfach und dynamisch nach Ereignisart und Zuständigkeit (Rolle / Funktion) gegliedert und erlauben den direkten Abruf und die unmittelbare Bearbeitung aller zugehörigen Informationen.

Praxisberichte: So werden Vertragsmanagement Projekte erfolgreich umgesetzt

„NOVEM“ – die Nürnberger im digitalen Wandel

Um als einer der großen Versicherer Deutschlands attraktiv und wettbewerbsfähig zu bleiben und den Kunden weiterhin „Einfach den passenden Schutz“ zu bieten, überprüft die Nürnberger regelmäßig all ihre Arbeitsabläufe. Einer dieser Prozesse ist der Vertragsprüfprozess sowie deren Verwaltung. Der Vorstand wollte ihn für das ganze Unternehmen, bereichsübergreifend verbessert und transparent wissen. Mit NOVEM haben sie eine einheitliche IT-Anwendung für das Erstellen, Prüfen, Archivieren und Verwalten von Vertragsbeziehungen eingeführt. Ein Kernteam hat die Anwendung im Dialog mit den Nutzern konzipiert und schließlich eingeführt.

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Die Einführung eines Vertrags- und Dokumentenmanagementsystems (LCM) bei Octapharma AG: Verträge zukunftsicher managen
von Sandra Zimmermann, Legal Counsel bei der Octapharma AG

Als global aufgestelltes Unternehmen mit fast 40 Tochterfirmen standen wir vor der Herausforderung ein System für Verträge und andere Dokumente (z. B. Patente/Trademarks, wichtige Korrespondenz, sowie
Unternehmensakten etc.) zu finden, welches es uns ermöglicht, wichtige Informationen und Dokumente direkt aus der Praxis Länder- und Abteilungsgrenzen hinweg mit relevanten Mitarbeitern bzw. Entscheidungsträgern zu teilen.
Das Ziel des Projektes war von Anfang an klar umrissen: Ein einziges System sollte für alle wesentlichen Verträge und wichtigen Dokumente der Octapharmagruppe, unabhängig von den Standorten der verantwortlichen Personen, genügen…

Lesen Sie hier weiter: Praxis Bericht Octapharma AG

Digitalisierung meets Emotionalisierung

Erfolgsfaktor Information Management
von Amalia Arabella Vosteen, Vertragsmanagerin bei der dbh Logistics IT AG

Wann ist das passiert? Wann hat man aufgehört sich um jemanden zu bemühen, Zeit und Muße zu nehmen? Wenn man einen Blick in ein modernes Büro wirft, erkennt man es schnell. Es liegt daran, dass wir alle, einfach viel zu viel auf dem Tisch haben. Denn im Zuge der Digitalisierung landen in unserem E-Mail-Postfach mehr E-Mails pro Minute als wir abarbeiten können. Alles läuft gefühlt nur noch über die digitalen Plattfomen, wo Aufgaben geklärt und verteilt werden. Das tägliche Meeting wird per Skype abgehalten. Eigentlich muss keiner mehr sein Büro verlassen, um zu kommunizieren.

Lesen Sie hier weiter: Digitalisierung meets Emotionalisierung

Praxisbericht: Die elektronische Akte in der weltweiten Legal-Organisation

Einführung eines Aktenmanagement (LCM) bei Henkel
DiALOG – Award Preisträger 2016
von Dr. Michael J. Schmitt, Senior Corporate Counsel bei der Henkel AG & Co. KGaA

Was man in der elektronischen Akte ablegt, besitzt man überall. Die guten Erfahrungen mit dem elektronischen Vertragsmanagement haben Henkel darin bestärkt, auch für die Aktenführun eine elektronische Alternative zu entwicklen. Der integrative Ansatz, Weiterentwicklung der Vertragsmanagementsoftware LCM um ein e-Akte-Modul, ist seit April 2015 in Düsseldorf im Einsatz ist.

Lesen Sie hier weiter: Die e-Akte bei Henkel

Freiräume schaffen und Risiken minimieren durch den Einsatz innovativer IT-Systeme

Vertragsmanagement Software als Teil des internen Kontrollsystems

Martin Schlaghecke, Geschäftsführer bei The Quality Group GmbH

Standardsoftwarelösungen, die über Abteilungsgrenzen hinweg im Sinne einer unternehmensweiten Implementierung eingesetzt werden, sind als „Enterprise Information Management Systeme“ (EIM) benannt. Ausgangspunkt ist die Definition von EIM, welche die ganzheitliche Verwaltung aller Informationen im Unternehmen unabhängig von Ort, Nutzer, Autor, erzeugendem System, Anwendung, Format, Device und Zeit beinhaltet.

Lesen Sie hier weiter: Einsatz innovativer IT-Systeme.

The Quality Group (TQG), erfolgreiches mittelständisches Beratungs- und Softwareunternehmen, setzt seit 30 Jahren Trends und Standards im Bereich strukturierter und übergreifender Lösungen – Enterprise Information Management (EIM) – und Legal Tech.

Unsere Kernkompetenz bei der Optimierung von Prozessen im Vertragsmanagement (contract management), Aktenmanagement sowie Compliance Management und abteilungsübergreifenden strukturierten Informationsabläufen steigert messbar Ihren Erfolg!

Mit unseren Produkten, wie beispielsweise der bewährten TQG businessApp platform LCM (LifeCycleManagement für EIM) helfen wir Unternehmen jeder Größenordnung und Branche, ihre Effizienz zu steigern. Darüber hinaus setzen die TQG Branchenlösungen Maßstäbe in den Branchen Telekommunikation, Automotive und Lotterie.

Die Beratungsmethode OPH und der persönliche Mitarbeitereinsatz sind der nachhaltige Erfolgsgarant für die Anwender von Produkten und Leistungen mit dem TQG-Anspruch „ inTime, inQuality, inBudget“.

Wir sind einer der Initiatoren des DiALOG Award „Excellence with EIM“, einer Auszeichnung für zukunftsorientierte Struktur- und Anwenderkonzepte in administrativen Unternehmensprozessen. Konsequent engagieren wir uns seit Jahren als Ausrichter des „DiALOG Fachforum“, dem einzigen internationalen Fachforum für Enterprise Information Management im deutschsprachigen Raum, und sind Herausgeber des „DiALOG – Magazin für Enterprise Information Management“.